Nie mam czasu, muszę iść na spotkanie!

Pracując w wielu projektach, bardzo często miałem do czynienia z sytuacjami, w których cały mój dzienny (a czasem nawet tygodniowy) kalendarz był wypełniony po brzegi. Zanim nauczyłem się sobie z tym radzić, często lądowałem na spotkaniu, na którym po kilku minutach zaczynałem zadawać sobie pytanie „Co ja tu w ogóle robię?”. 

Choć takie spotkania zdarzały się regularnie, wciąż w nich uczestniczyłem – nawet jeśli dotyczyły spraw zupełnie niezwiązanych z moimi zadaniami. Czasem dało się usłyszeć coś ciekawego, ale w większości przypadków była to po prostu strata czasu.

Dlaczego w takim razie nie przerwałem tego błędnego koła od razu? Prawdopodobnie z kilku przyczyn:

1. zapraszającym był ktoś wyżej postawiony ode mnie i zwyczajnie nie chciałem zaleźć nikomu za skórę;
2. czasem zapraszającym była osoba, z którą miałem bardzo dobre relacje i nie chciałem, żeby poczuła się urażona;
3. miałem wrażenie, że jestem na tym spotkaniu potrzebny (spotkania nie miały agendy, a tytuł sugerował, że tak może być).

W pewnym momencie bywało tak, że w poniedziałek rano, miałem już wbite 32 godziny spotkań do końca tygodnia – a gdzie tu jeszcze znaleźć czas na swoje obowiązki. 

„To nie może dłużej tak wyglądać” – mimo, że taka myśl towarzyszyła mi już przez dłuższy czas nie do końca wiedziałem co z tym wszystkim zrobić. Jeżeli też jesteś w takiej sytuacji zachęcam do kontynuowania lektury, podzielę się sposobem, dzięki któremu byłem w stanie zredukować liczbę spotkań, w których brałem udział o połowę nadal niczego nie zaniedbując.

Czym właściwie są te spotkania

Nie wiem, jakie masz doświadczenia ze spotkaniami w średnich i dużych firmach, ale moje wspomnienia nie należą do najlepszych. W moim przypadku większość z nich była chaotyczna, bez jasno określonego celu, agendy czy skutecznego prowadzenia a na koniec brak wniosków. Szacuję, że aż 80% spotkań, w których uczestniczyłem, wyglądało właśnie w ten sposób. 

Zanim przejdziemy do sposobu radzenia sobie ze zbyt dużą ilością zdarzeń w kalendarzu, zastanówmy się jakie cechy posiada każde spotkanie:

1. Cel – po co się spotykamy (wg mnie najważniejsza cecha)?
2. Opis – czego dotyczy spotkanie?
3. Grupa docelowa – kto naprawdę powinien być obecny?
4. Czas – wystarczający, ale nie przesadny.
5. Organizator – ktoś, kto czuwa nad przebiegiem.
6. Typ spotkania – informacyjne, decyzyjne, burza mózgów itd.
7. Rezultat – Wniosek ze spotkania, który powinien realizować założony cel

Co do zasady każde ze spotkań posiada te cechy (to czy są one określone przez organizatora czy nie, to już inna kwestia). 

To jak w takim razie zredukować liczbę spotkań?

Nie ma tutaj nic odkrywczego, przede wszystkim musimy umieć powiedzieć: nie. 

Mimo, że to nic odkrywczego, wiele osób cały czas ma z tym problemy. Być może wynika to z tych samych powodów co u mnie, być może są jeszcze jakieś. Pamiętajcie, że powiedzenie „nie” nie oznacza braku szacunku dla kogoś oraz nie powinniśmy z tego tytułu mieć poczucia winy. 

Mówiąc „nie” dbamy nie tylko  o nasze interesy, ale również o interesy firmy (jeśli przyjdziemy na spotkanie, na którym się nudzimy, to efektywnie nasz czas staje się po prostu przepalonym kosztem).

Bardzo istotne jest to, co napisałem powyżej, czyli zmiana sposobu myślenia. Jest ok, jeśli przyjdziesz na 10 minut spotkania i opuszczasz je po tym czasie, uznając, że to jednak nie dla Ciebie.

Podzielę się teraz metodą, która w moim przypadku sprawdziła się naprawdę dobrze:

1. Wyróżniłem 3 powody, dla których powinienem brać udział w spotkaniu:
   1. Obszar obowiązków – najbardziej oczywisty, chociaż nie zawsze najprostszy w klasyfikacji; wynika bezpośrednio z naszych obowiązków i tego za co jesteśmy odpowiedzialni.
   2. Obszar kompetencji – w niektórych sytuacjach pomimo tego, że nie wynika to bezpośrednio z naszych obowiązków okazuje się, że nasze kompetencje są niezbędne, żeby niektóre tematy mogły ruszyć dalej.
   3. Zainteresowania oraz rozwój – to już obszary wynikające stricte z naszej chęci rozwoju oraz posiadanych zainteresowań. 
2. Każde ze spotkań przyporządkowuję do jednej z tych kategorii. Na początku może wydawać się to trudne, po jakimś czasie robimy to automatycznie.
   1. Sprawdzamy cel spotkania – jeśli nie jest wypisany mamy dwie opcje: albo od razu odrzucamy, albo prosimy organizatora o jego przedstawienie.
   2. Opis spotkania – sytuacja taka sama jak powyżej: dzięki opisowi spotkania będziemy w stanie lepiej zrozumieć, jaką rolę przyjdzie nam na nim pełnić.
   3. Czas spotkania – ważne, aby brać pod uwagę czy spotkanie nie jest przeprowadzane w godzinach naszej najwyższej wydajności albo w czasie, gdy mieliśmy już zaplanowane coś innego.
   4. Typ spotkania – w zależności od naszej roli może okazać się, że nie musimy być obecni na spotkaniach danego typu (większość spotkań informacyjnych można sobie obejrzeć/odsłuchać później).
3. Podejmuję akcję na podstawie przyporządkowania do kategorii powyżej
   1. Jeżeli dane spotkanie nie pasuje do żadnej kategorii – po prostu odrzucam.
   2. Jeżeli należy do obszaru zainteresowań oraz rozwoju, najczęściej proszę o nagranie, tak żeby obejrzeć, gdy nadejdzie bardziej odpowiedni moment. Jeżeli chciałbym wziąć aktywny udział próbuję się pojawić chociaż na części spotkania.
   3. Jeżeli coś zahacza o mój obszar kompetencji, zazwyczaj próbuję się dowiedzieć od organizatora w jaki sposób mogę pomóc. Jeżeli moja obecność jest dobrze uzasadniona, to biorę udział. Jeśli mam wątpliwości, to proszę o notatkę ze spotkania (tutaj zonk… prawie nikt nie robi notatek, więc najczęściej nic nie dostawałem).
   4. Jeżeli spotkanie leży w moim obszarze obowiązków (najczęściej sam wtedy jestem organizatorem), to oczywiście staram się brać udział. Tutaj jednak też możemy ograniczyć liczbę spotkań. Jeżeli, np. jesteś liderem zespołu i jest ktoś, kto chce się rozwijać w danym obszarze, a akurat spotkanie tego obszaru dotyczy, warto dać mu szansę.
4. Odrzucając zaproszenie zawsze warto jest napisać krótką wiadomość z powodem. Czasem wystarczy proste „cześć, odrzucam, bo nie wydaje mi się, żebym mógł wnieść jakąś wartość do tego spotkania”.

Powyższe kroki pozwoliły mi na znaczną redukcję ilości spotkań w kalendarzu. Niestety, nie mam screena, żeby się podzielić (prowadzę obecnie własną firmę i sytuacja jest diametralnie inna od opisywanej).

Warto czasem rozważyć zablokowanie w kalendarzu określonych godzin na pracę własną. Taka rezerwacja zmniejsza liczbę zaproszeń na spotkania w tym czasie i pozwala odzyskać przestrzeń na spokojną, skoncentrowaną realizację swoich zadań.

Podsumowanie

W wielu firmach występuje problem nadmiernej ilości spotkań, gdzie często zapraszane są osoby, które wcale nie powinny w tych spotkaniach uczestniczyć. W związku z tym ilość spotkań w kalendarzach rośnie, a produktywność spada. Warto jest zadbać o to, abyśmy nie stali się niewolnikiem spotkań, który będzie wyszarpywać czas na pracę tylko pomiędzy nimi. 

Dbanie o efektywne wykorzystanie swojego czasu to nie jest nic złego, jest to działanie na korzyść organizacji, w której pracujemy. Po pierwsze, nie przepalamy naszego czasu w bezproduktywny sposób. Po drugie powinno prowadzić do refleksji u organizatorów odnośnie odpowiedniego doboru grupy docelowej.

Powiedzcie proszę, czy wy również spotkaliście się z takimi sytuacjami i jak sobie w nich poradziliście? Chętnie dowiem się jakich sposobów używacie w celu zredukowania ilości spotkań!